Dienstleistungsbeschreibung

Die Dienstleistungsseiten des Serviceportals sind zur besseren Verständlichkeit für die Bürger*innen stets gleich aufgebaut. Gleichzeitig wird durch festgelegte Standards die Auslesbarkeit der Informationen sichergestellt.

Die folgenden Abschnitte sind im Aufbau der Dienstleistungsseite vorgegeben. Die detaillierte inhaltliche Ausgestaltung inklusive Beispiele sind in der Beschreibung bzw. direkt in den jeweiligen Textfeldern dieser Musterdienstleistung und im Intranet zu finden.

Anlegen und inhaltliche Ausgestaltung einer Dienstleistungsseite

Einrichtung

Beim Erstellen einer Dienstleistungsseite ist zunächst als Einrichtung der zuständige Fachbereich oder die zuständige Abteilung (beispielsweise "Jugendamt" oder "Soziale Dienste") auszuwählen. Eine Vielzahl von Fachbereichen und Abteilungen werden in der Auswahl bereitgestellt.

Sollte die gewünschte Einrichtung nicht in der Auswahl vorhanden sein, ist diese im BIS unter dem Reiter „Einrichtung“ neu zu erfassen. Es sollte lediglich eine zuständige Einrichtung hinterlegt werden. Spezifische Verweise auf zuständige Sachgebiete können unter „Internetadressen“ über einen Telefonbuchlink erfolgen.

Name

Hier ist die offizielle Leistungsbezeichnung der Dienstleistung anzugeben. Die Bezeichnung ist so zu wählen, dass eine klare Zuordnung möglich ist. Titel wie „Antrag“, „Anlage“ oder „Genehmigung“ etc. sollten falls möglich vermieden oder dem Titel in Klammern angefügt werden, damit das Anliegen direkt über die Schlagwortsuche gefunden werden kann und inhaltlich verwandte Dienstleistungsseiten unter „Dienste A-Z“ zusammen gruppiert werden. Eine Dienstleistung, die nur als "Sondererlaubnis" bezeichnet wird, kann zur Verwirrung führen. Es ist sinnvoll hier eine treffendere Bezeichnung auszuwählen, z. B. "Sondererlaubnis auf Nacharbeit". 

Beispiele:

• Bewohnerparkausweis 
• Werbeanlage (Genehmigung) 
• Kunstspur (Anmeldung) 
• Bürgergeld – Anlage zur Feststellung der […]

Synonyme

Es sind mindestens fünf alternative Begriffe aufzuführen, unter denen eine Dienstleistung gefunden werden kann. Je mehr Synonyme angegeben werden, desto höher ist die Trefferquote der Suchfunktion und desto leichter ist die Dienstleistung auffindbar. Begrifflichkeiten sind sowohl in Einzahl als auch in Mehrzahl, als bekannte Tippfehler (z. B. „Deinstleistung“) oder in Kombination mit Sonderzeichen (z. B. „Hunde-Steuer“ statt „Hundesteuer“) anzugeben. Synonyme wie „Antrag“ oder „Bescheinigung“ sind möglichst zu vermeiden.

Generelles zu Textfeldern

In den Freitextfeldern steht eine Reihe von Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um eine einheitliche Außenwirkung zu gewährleisten werden diese Formatierungsmöglichkeiten hier redaktionell eingegrenzt:

• Einfügen: Das Einbinden von Bildern ist derzeit nicht möglich.
• Überschriften: Zum Strukturieren von Textabschnitten sind höchstens zwei Unterebenen zu benutzen. Dazu sind „Heading 2“ und „Heading 3“ vorgesehen. Heading 1 soll nicht genutzt werden.
• Schriftschnitt: Hervorhebungen können durch die Formatierung „bold“ erfolgen. Unterstreichungen sind hingegen zu vermeiden.
• Schriftart und -größe: Es ist die Standardformatierung bei Schriftart und -größe beizubehalten
• Ausrichtung: Texte sind ausschließlich linksbündig auszurichten. Die weiteren Ausrichtungen wie Blocksatz, zentriert und rechtsbündig sind nicht anzuwenden.
• Gliederung: Inhalte können mittels Aufzählung und Nummerierungen oder Tabellen gegliedert werden.
• Link: Verweise können in Form eines Links in den Text eingebaut werden.
• Weitere Formatierungen wie beispielsweise Text- und Hintergrundfarbe sowie Zitationen etc. sind zu vermeiden.

Beim Verfassen von Texten ist das Corporate Wording Manual des Fachbereichs 01-15 (Presse- und Kommunikationsamt) anzuwenden. Dieses enthält Regelungen zur Verwendung beispielsweise geschlechtergerechter sowie leichter Sprache.

LeiKa-Schlüssel

Die Verwaltungsleistungen werden anhand des offiziellen LeiKa-Katalogs eingeordnet. Die benötigten Schlüssel können im Vorfeld über das FIM-Portal identifiziert werden. Durch die Eingabe des LeiKa-Schlüssels oder des Leistungsobjekts im Eingabefeld werden die verfügbaren Schlüssel angezeigt. Jede Dienstleistungsseite sollte mindestens einen LeiKa-Schlüssel auf Verrichtungsebene enthalten, also beispielsweise „Bewohnerparkausweis Erteilung“ oder „Bewohnerparkausweis Verlängerung“. Ein reines Leistungsobjekt wie etwa „Bewohnerparkausweis“ ist nicht ausreichend. Sollten für bestimmte Dienstleistungen keine LeiKa-Schlüssel existieren, kann das Feld leer bleiben.

Jeder LeiKa-Schlüssel darf nur einmal verwendet werden. Wenn mehrere Dienstleistungsseiten für einen Schlüssel in Frage kommen, sollte die relevantere dieser Dienstleistungsseiten mit dem Schlüssel versehen werden. Alle weiteren Dienstleistungsseiten können unter „Verwandte Dienstleistungen“ verlinkt werden.

Reifegrad

Zu statistischen Zwecken ist jeder Dienstleistung ein Reifegrad zuzuordnen. Dieser zeigt den Fortschritt im digitalen Transformationsprozess. Im BIS gibt es die fünf Reifegrade 0 bis 4, wobei 0 bedeutet, dass keine Informationen im Serviceportal bereitgestellt werden. Steht online eine Dienstleistungsseite mit Informationen zur Verfügung, so ist der Reifegrad 1 erreicht. Sofern eine Online-Beantragung mittels FormSolutions-Formulars oder eines externen Verfahrens möglich ist, kann Reifegrad 2 vergeben werden. Falls eine Leistung einschließlich aller Nachweise vollständig digital abgewickelt werden kann bzw. eine Once-Only-Beantragung online möglich ist, treffen Reifegrad 3 bzw. 4 zu.

Diese Angabe ist nach außen nicht sichtbar.

Kategorien

Jede Dienstleistung ist mindestens einer Kategorie zuzuordnen. Diese ergeben sich aus den neun Themenfeldern, die als Navigation für das Serviceportal dienen (Kacheln auf der Startseite):

• Familie, Jugend & Soziales
• Meldewesen, Aufenthalt & Einbürgerung
• Ausbildung, Arbeit & Gewerbe
• Gesundheit, Pflege & Sterbefall
• Kultur & Freizeit
• Planen, Bauen & Wohnen
• Umwelt, Natur & Tiere
• Verkehr & Mobilität
• Sicherheit, Recht & Ordnung

Verwandte Dienstleistungen

Hier können thematisch verwandte oder weitere inhaltlich relevante Dienstleistungen verlinkt werden. Beispielsweise kann die Dienstleistung „Kulturförderung (Antrag)“ auf die Dienstleistung „Kulturförderung (Auszahlung)“ verweisen und umgekehrt.

Downloads/Dokumente

Wenn Sie den Bürger*innen herunterladbare Informationen, wie z. B. Merkblätter zur Verfügung stellen möchten, sind hierzu PDF-Dateien im BIS-Testsystem zu hinterlegen. Diese werden auf der Dienstleistungsseite in der Kachel „Downloads“ zum Herunterladen angebunden. Ein Dokument muss, sofern nicht bereits vorhanden, unter dem Reiter „Dokumente“ angelegt werden, in dem dieses in einem neuen Datensatz im BIS hochgeladen wird. Dabei sollte das Dokument einen sinnvollen Titel und einen aussagekräftigen Dateinamen haben, damit Bürger*innen die Datei eindeutig zuordnen können. Ist es notwendig ein Dokument zu aktualisieren, wird der bestehende Datensatz aufgerufen und das aktuelle Dokument hochgeladen.

Zahlungsweisen

Die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten (z. B. Giropay, Barzahlung, Paypal etc.) können unter Zahlungsweisen ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass die Zahlungsweise paydirekt nicht mehr angeboten wird.

Sichtbarkeit

Eine Dienstleistung muss bei „extern sichtbar“ auf „ja“ gesetzt werden, damit eine Vorschau der Dienstleistungsseite angezeigt werden kann. Über die Vorschau (Aktion „Anzeigen“ im rechten Menü unter „Sonstiges“) können die Eingaben überprüft werden. Im Testsystem können Seiten ausschließlich aus dem städtischen Netz, also intern, angezeigt werden und sind somit nicht nach außen sichtbar. Bevor „Anzeigen“ ausgewählt wird, ist stets zu speichern, da Änderungen sonst nicht übernommen werden.

Online-Funktionen

Im Bereich „Online-Funktionen“ kann ein zuvor durch das Team Online-Dienste erstelltes Form-Solutions-Formular hinterlegt werden, welches anschließend in der Kachel „Onlinedienstleistungen“ angezeigt wird. Weiterhin kann festgelegt werden, ob das entsprechende Online-Formular als Gast oder mittels Authentifizierung aufrufbar sein soll. Über die Funktion „Benachrichtigung“ kann konfiguriert werden, ob alle Postkorb-Sachbearbeitende eine E-Mail-Benachrichtigung bei eingehendem Vorgang erhalten sollen. Die Verknüpfung von Postkorb-Sachbearbeitenden erfolgt im jeweiligen Mitarbeitenden-Datensatz.

Das Team Online-Dienste berät Sie im Vorgespräch zu einem Online-Formular unter anderem zu den verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten im Bereich „Online-Funktionen“.

Internetadressen

Im rechten Menü können unter „Internetadressen“ Links hinterlegt werden. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes sind die URL und ein sinnvoller Titel, unter dem der Link angezeigt wird, anzugeben. Unter „Kategorie“ gibt es zwei Möglichkeiten einen Link zu verorten. Die Kategorie „Formulare (externe Verfahren)“ sollte für externe Onlinedienste wie EfA-Leistungen genutzt werden. Diese werden dann in der Kachel „Onlinedienstleistungen“ platziert. Diese Kategorie darf nicht für Verlinkungen zur Datenschutzerklärung verwendet werden. Verlinkungen wie beispielsweise zur Datenschutzerklärung erfolgen mit der Kategorie „Weiterführende Informationen“ und werden somit in der Kachel „Weiterführende Links“ verortet. Bei Bedarf kann hier ein Link zu Kontaktpersonen im Telefonbuch gesetzt werden.

Anlegen einer Einrichtung

Sollte die benötigte Einrichtung beim Anlegen einer Dienstleistung nicht existieren und die Dienstleistung kann keiner bereits existierenden Einrichtung zugeordnet werden, muss die entsprechende Einrichtung neu angelegt und korrekt in die bestehende Einrichtungsstruktur integriert werden.

Im neuen Datensatz sind der offizielle Name, die Übergeordnete Einrichtung sowie die Anschrift einzutragen. Sollte die benötigte Anschrift nicht existieren, ist diese im Reiter „Anschrift“ anzulegen.

Unter „Kontaktdaten“ ist die Telefonnummer und optional die Fax-Nummer und E-Mail-Adresse der Einrichtung zu hinterlegen. Alternativ kann immer auf die zentralen Hotlines 115 oder +49 201 88-0 verwiesen werden. Die einzelnen Felder sind zwingend einheitlich zu befüllen. Während im Feld „Durchwahl“ die individuelle Durchwahl einzutragen ist, werden generell die Felder „Vorwahl“ mit „+49 201“ und „Rufnummer“ mit „88“ befüllt.

Optional sind zudem Eingaben bei „Aktuelles“, „Beschreibung“, „Servicezeiten“ oder „Internetadressen“. In der Beschreibung kann bei Bedarf eine Verlinkung zum elektronischen Telefonbuch gesetzt werden, um auf Kontaktpersonen hinzuweisen:

Eine Übersicht der Kontaktpersonen der Digitalen Verwaltung finden Sie im Telefonbuch der Stadt Essen.

Anlegen von Mitarbeitenden

Auf einer Dienstleistungsseite im Serviceportal werden häufig Form-Solutions-Formulare als Onlinedienst angeboten. Vorgänge dieser Online-Formulare gehen in den BIS-Postkorb ein und können dort nur von den zugewiesenen Postkorb-Sachbearbeitenden bearbeitet werden.

Um Mitarbeitende einem Postkorb zuzuweisen, muss, sofern nicht bereits vorhanden, der entsprechende Mitarbeitenden-Datensatz angelegt werden. Dabei muss eine Einrichtung, Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse eingepflegt werden. Die E-Mail-Adresse benötigt das Team Online-Dienste, um einen Zugang zum System für die Postkorb-Sachbearbeitenden anzulegen. Weitere Stammdaten sind nicht erforderlich.

Über „Als Sachbearbeitende im Postkorb“ im rechten Menü kann der Person eine beliebige Anzahl an Dienstleistungen zugewiesen werden. Innerhalb einer Dienstleistung oder dem jeweiligen Mitarbeitenden-Datensatz können Zugriffe jederzeit wieder entfernt werden.

Freigabeprozess

Aktuell gibt es im BIS-System keinen automatisierten Freigabeprozess. Um im BIS-Testsystem vorgenommene Änderungen für das Livesystem freizugeben, müssen die BIS-Redakteure und -Redakteurinnen diese detailliert und vollständig an das Team Online-Dienste melden, sodass sämtliche Änderungen in das BIS-Livesystem übertragen werden können. Unvollständige Meldungen können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Das Team Online-Dienste führt die redaktionelle Endkontrolle durch und behält sich vor, die Änderungen oder Seiten nicht freizugeben. In solchen Fällen erhält der/die zuständige BIS-Redakteur*in Änderungsvorschläge.

Die Meldung von Änderungen erfolgt per E-Mail an onlinedienste@essen.de. Diese E-Mail muss folgende Informationen enthalten, um eine zeitnahe und korrekte Übertragung zu ermöglichen:

• ID des geänderten Datensatzes: Die ID ist eine eindeutige Kennziffer und befindet sich oben links in der jeweiligen Detailansicht einer beispielsweise Dienstleistung, Einrichtung etc.
• Datensatztyp: Handelt es sich um eine Einrichtung, Dienstleistung, Dokument, Anschrift, Mitarbeitende*n etc.?
• Name des geänderten Datensatzes
• Änderung: In welchem Bereich wurden Änderungen vorgenommen? (z. B. Beschreibung, Name, Telefonnummer, Internetadressen, Dokument)

Die Löschung von Datensätzen (z. B. einer Person, infolge eines Fachbereichswechsels) ist nicht durch die BIS-Redakteure/-Redakteurinnen selbst vorzunehmen. Zu löschende Datensätze sind mit Namen und ID zu melden, sodass das Team Online-Dienste die Löschung in beiden Systemen vornimmt.